เอกสารประกอบการเรียนการสอนรายวิชา วิชาโปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์
ใบความรู้ วิชาโปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการ
จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ
ความหมายของหนังสือราชการหนังสือราชการ หมายถึง
เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานทางราชการ
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการ
1. การใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย มีธรรมเนียมควรใช้ดังนี้ คำขึ้นต้น
สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการและคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
การใช้ลักษณะพิเศษของหนังสือราชการ
ลักษณะพิเศษของหนังสือราชการมี 2 ลักษณะ ได้แก่
1. ลักษณะลับ คือ หนังสือราชการที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ลักษณะลับแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
1.1 ลับที่สุดหรือลับเฉพาะ คือหนังสือราชการที่เฉพาะคนมีชื่อหรือได้รับการมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้นที่เปิดอ่านได้
1.2 ปกปิดหรือลับ คือหนังสือราชการที่เฉพาะเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติที่เปิดอ่านได้
ลักษณะพิเศษของหนังสือราชการมี 2 ลักษณะ ได้แก่
1. ลักษณะลับ คือ หนังสือราชการที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ลักษณะลับแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
1.1 ลับที่สุดหรือลับเฉพาะ คือหนังสือราชการที่เฉพาะคนมีชื่อหรือได้รับการมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้นที่เปิดอ่านได้
1.2 ปกปิดหรือลับ คือหนังสือราชการที่เฉพาะเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติที่เปิดอ่านได้
2. ลักษณะด่วน คือหนังสือต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ
แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ
2.1 ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่รับหนังสือนั้น 2.2 ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
2.3 ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
2.1 ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่รับหนังสือนั้น 2.2 ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
2.3 ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
หมายเหตุ :
ถ้าต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับในเวลาที่กำหนดให้ระบุคำว่า ด่วนภายในและลงวัน
เดือน ปี หน้าซอง
3. การใช้ถ้อยคำเฉพาะในหนังสือราชการ
ในหนังสือราชการมีวิธีเขียนดังนี้
3.1 การเกริ่นในย่อหน้าแรก ถ้าเป็นเรื่องแจ้งให้ทราบ หรือเป็นเรื่องที่มิได้กล่าวพาดพิงถึงจดหมายฉบับใด หรือข้อความใด ใช้คำว่า ด้วย โดยที่ เนื่องด้วย หรือเนื่องจาก ถ้าเป็นการอ้างเรื่องที่เคยติดต่อมาก่อนหน้านี้ หรือกล่าวพาดพิงถึงข้อความใด หรือจดหมายฉบับใด ใช้คำว่า ตาม ตามที่ หรือ อนุสนธิ และท้ายข้อความหรือท้ายย่อหน้านั้น ต้องมีคำว่า "นั้น"
3.2 การสรุปในย่อหน้าสุดท้าย โดยทั่วไปใช้ "จึง" แสดงให้ทราบถึงความประสงค์ของผู้เขียน เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา จึงเรียนมาขอความอนุเคราะห์
4. การใช้ "ที่" ในหนังสือราชการ "ที่" เป็นเสมือนเลขทะเบียนของหนังสือราชการ ประกอบด้วยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวและต่อด้วยเลขประจำของเรื่อง โดย
4.1 รหัสพยัญชนะสองตัวแรก เป็นรหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวงทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี หรือจังหวัด
4.2 เลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตัวเลข 4 ตัว หน้า ทับ โดยแบ่งเป็น
4.2.1 ตัวเลขสองตัวแรก สำหรับกระทรวง หรือทบวง หมายถึงส่วนราชการระดับ กรม
4.2.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง กอง ประเภทของหนังสือราชการ
3.1 การเกริ่นในย่อหน้าแรก ถ้าเป็นเรื่องแจ้งให้ทราบ หรือเป็นเรื่องที่มิได้กล่าวพาดพิงถึงจดหมายฉบับใด หรือข้อความใด ใช้คำว่า ด้วย โดยที่ เนื่องด้วย หรือเนื่องจาก ถ้าเป็นการอ้างเรื่องที่เคยติดต่อมาก่อนหน้านี้ หรือกล่าวพาดพิงถึงข้อความใด หรือจดหมายฉบับใด ใช้คำว่า ตาม ตามที่ หรือ อนุสนธิ และท้ายข้อความหรือท้ายย่อหน้านั้น ต้องมีคำว่า "นั้น"
3.2 การสรุปในย่อหน้าสุดท้าย โดยทั่วไปใช้ "จึง" แสดงให้ทราบถึงความประสงค์ของผู้เขียน เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา จึงเรียนมาขอความอนุเคราะห์
4. การใช้ "ที่" ในหนังสือราชการ "ที่" เป็นเสมือนเลขทะเบียนของหนังสือราชการ ประกอบด้วยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวและต่อด้วยเลขประจำของเรื่อง โดย
4.1 รหัสพยัญชนะสองตัวแรก เป็นรหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวงทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี หรือจังหวัด
4.2 เลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตัวเลข 4 ตัว หน้า ทับ โดยแบ่งเป็น
4.2.1 ตัวเลขสองตัวแรก สำหรับกระทรวง หรือทบวง หมายถึงส่วนราชการระดับ กรม
4.2.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง กอง ประเภทของหนังสือราชการ
หนังสือราชการ แบ่งออก เป็น 6 ประเภท
ได้แก่
1. หนังสือราชการภายนอก 2. หนังสือราชการภายใน 3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
1. หนังสือราชการภายนอก 2. หนังสือราชการภายใน 3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
4. หนังสือสั่งการ 5.
หนังสือประชาสัมพันธ์ 6.
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
1. หนังสือราชการภายนอก มีลักษณะดังนี้
1.1 หนังสือที่มีไป - มา ระหว่างส่วนราชการที่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัด
1.2 หนังสือที่ติดต่อกันอย่างเป็นพิธีการ กล่าวคือ แม้จะเป็นการติดต่อกันระหว่างหน่วยงานในสังกัด ทบวง กรม เดียวกัน สามารถใช้แบบหนังสือราชการภายนอกได้เช่นกัน
1.3 หนังสือที่ส่วนราชการติดต่อกับหน่วยงานเอกชน หรือบุคคลภายนอก
1. หนังสือราชการภายนอก มีลักษณะดังนี้
1.1 หนังสือที่มีไป - มา ระหว่างส่วนราชการที่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัด
1.2 หนังสือที่ติดต่อกันอย่างเป็นพิธีการ กล่าวคือ แม้จะเป็นการติดต่อกันระหว่างหน่วยงานในสังกัด ทบวง กรม เดียวกัน สามารถใช้แบบหนังสือราชการภายนอกได้เช่นกัน
1.3 หนังสือที่ส่วนราชการติดต่อกับหน่วยงานเอกชน หรือบุคคลภายนอก
2. หนังสือราชการภายใน มีลักษณะดังนี้
2.1 หนังสือที่ติดต่อกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้กระดาษบันทึกข้อความของราชการ
2.2 หากเป็นหนังสือที่เป็นสาระสำคัญ ๆ อาจใช้หนังสือภายนอกติดต่อกันได้ แม้ว่าจะเป็นการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน
2.1 หนังสือที่ติดต่อกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้กระดาษบันทึกข้อความของราชการ
2.2 หากเป็นหนังสือที่เป็นสาระสำคัญ ๆ อาจใช้หนังสือภายนอกติดต่อกันได้ แม้ว่าจะเป็นการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน
3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
หนังสือประทับตราใช้สำหรับติดต่อกันระหว่างส่วนราชการด้วยกัน และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก ในกรณีต่าง ๆ ดังนี้
3.1 การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 3.2 การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสารต่าง ๆ
3.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน 3.4 การแจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
หนังสือประทับตราใช้สำหรับติดต่อกันระหว่างส่วนราชการด้วยกัน และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก ในกรณีต่าง ๆ ดังนี้
3.1 การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 3.2 การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสารต่าง ๆ
3.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน 3.4 การแจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
3.5
การเตือนเรื่องที่ค้าง 3.6
การทำเป็นคำสั่งตามเรื่องที่หัวหน้าระดับกรมขึ้นไปกำหนดขึ้น
4. หนังสือสั่งการ
4. หนังสือสั่งการ
แบ่งเป็น 3 ประเภทได้แก่
4.1 คำสั่ง คือ ข้อความที่ราชการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
4.2 ระเบียบ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดขึ้นเพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นงานประจำ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดขึ้น โดยอาศัยอำนาจกฎหมายที่บัญญัติให้ กระทำได้
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
4.1 คำสั่ง คือ ข้อความที่ราชการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
4.2 ระเบียบ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดขึ้นเพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นงานประจำ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดขึ้น โดยอาศัยอำนาจกฎหมายที่บัญญัติให้ กระทำได้
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
แบ่งเป็น 3 ประเภทได้แก่
5.1 ประกาศ คือ ข้อความที่ราชการประกาศ ชี้แจง หรือแนะแนวทางปฏิบัติแก่ประชาชนทั่วไป
5.2 แถลงการณ์ คือ ข้อความที่ราชการแถลงแก่ประชาชนเพื่อให้เข้าใจอย่างถูกต้องชัดเจนในกิจกรรมต่าง ๆ ของราชการ รวมทั้งเหตุการณ์และกรณีต่าง ๆ ที่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด
5.3 ข่าว คือ ข้อความที่ราชการเผยแพร่ให้ประชาชนทั่วไปได้ทราบ
5.1 ประกาศ คือ ข้อความที่ราชการประกาศ ชี้แจง หรือแนะแนวทางปฏิบัติแก่ประชาชนทั่วไป
5.2 แถลงการณ์ คือ ข้อความที่ราชการแถลงแก่ประชาชนเพื่อให้เข้าใจอย่างถูกต้องชัดเจนในกิจกรรมต่าง ๆ ของราชการ รวมทั้งเหตุการณ์และกรณีต่าง ๆ ที่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด
5.3 ข่าว คือ ข้อความที่ราชการเผยแพร่ให้ประชาชนทั่วไปได้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
แบ่งเป็น 4 ประเภท ได้แก่
6.1 หนังสือรับรอง 6.2 รายงานการประชุม
6.3 บันทึก 6.4 หนังสืออื่น เช่น สัญญา คำร้อง แผนที่ ฯลฯ และแบบไม่เฉพาะ เช่น ภาพถ่าย ฟิล์ม วีดิทัศน์
6.1 หนังสือรับรอง 6.2 รายงานการประชุม
6.3 บันทึก 6.4 หนังสืออื่น เช่น สัญญา คำร้อง แผนที่ ฯลฯ และแบบไม่เฉพาะ เช่น ภาพถ่าย ฟิล์ม วีดิทัศน์
หนังสือราชการภายนอก
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ให้ลงเลขรหัสด้วยพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
3. วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ สรรพนาม และคำลงท้าย แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่มีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียวเว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
13. โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปด้วย
หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายนอกด้วยคอมพิวเตอร์
1. พิมพ์ด้วยรูปแบบอักษร Angsana New ขนาดตัวอักษร 16
2. ใช้กระดาษตราครุฑ หรือกรณีที่ใช้กระดาษที่ไม่มีครุฑ จะใช้รูปครุฑที่มีขนาดความสูง 3 ซม. วางรูปภาพที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ โดยให้ความเท้าครุฑ อย่างห่างจากขอบกระดาษด้านบน 5 ซม.
3. การตั้งค่าหน้ากระดาษ ด้านซ้าย กำหนดระยะห่างจากขอบกระดาษเท่ากับ 3 ซม. และด้านขวาเท่ากับ 2 ซม.
4. เลขที่หนังสือ พิมพ์ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 5 บรรทัด หรือที่ระดับเท้าครุฑ
พิมพ์คำว่า “ที่” เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์รหัสพยัญชนะ และเลขที่ส่วนราชการที่ออกหนังสือ
4.1 ถ้าเป็นหนังสือที่มีชั้นความเร็ว คือด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ให้ประทับตรา หรือพิมพ์ชั้นความเร็ว เหนือเลขที่ของหนังสือ
4.2 ถ้าเป็นหนังสือที่มีชั้นความลับ คือลับ ลับมาก ลับที่สุด ให้ประทับตรา หรือพิมพ์ชั้นความลับ เหนือไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษเหนือครุฑ และประที่ตรงกลางหน้ากระดาษบรรทัดล่างสุดให้ตรงแนวเดียวกับข้างบน
5. ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือ ให้พิมพ์อยู่ในระดับเดียวกับเลขที่หนังสือ โดยใช้ตัวอักษรตัวสุดท้ายอยู่ชิดกั้นระยะด้านขวา (ใช้ระยะบรรทัดปกติ 1 Enter)
6. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
7. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์วันที่ ที่หางครุฑ เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อเต็มของเดือน เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์เลขของพุทธศักราช เช่น “10 มีนาคม 2551”
8. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 9 1 บรรทัด
9. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “เรื่อง” เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อของหนังสือ
10. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
11. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำขึ้นต้นของผู้รับหนังสือ เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ฐานะของผู้รับหนังสือ
12. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
13. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “อ้างถึง” (ถ้ามี) เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์อ้างถึงหนังสือที่เคยมีการติดต่อกันมาก่อน ระบุส่วนราชการของหนังสือ เลขที่หนังสือพร้อม วัน เดือน ปี ของหนังสือฉบับนั้น
14. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
15. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย” (ถ้ามี) เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อสิ่งของ เอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการฉบับนี้ หากมีหลายรายการให้แยกเป็นข้อ ๆ
16. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 9 1 บรรทัด
17. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด เว้น 20 เคาะวรรค จากกั้นระยะทางด้านซ้าย พิมพ์ข้อความ ในส่วนของข้อความ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย 3 ย่อหน้า คือ ย่อหน้าเหตุ ย่อหน้าความประสงค์ และย่อหน้าสรุป ระหว่างย่อหน้าเหตุ และความประประสงค์ จะใช้ระยะบรรทัดปกติ ส่วนระหว่างย่อหน้าความประสงค์ กับย่อหน้าสรุป จะมีบรรทัดว่างที่มีขนาดตัวอักษร 8 จำนวน 1 บรรทัด ทั้ง 3 ย่อหน้าจะเว้น 20 เคาะวรรค จากกั้นระยะทางด้านซ้ายเช่นเดียวกัน
18. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 10 1 บรรทัด
19. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์คำลงท้าย โดยให้ตรงกับวันที่ ( หรือตรงหางครุฑ)
20. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 3 บรรทัด พิมพ์ชื่อและนามสกุลเต็มของผู้ลงนาม โดยจัดกึ่งกลางกับคำลงท้าย
21. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ตำแหน่งของผู้ลงนาม โดยจัดกึ่งกลางกับชื่อและนามสกุลเต็มของผู้ลงนาม
22. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
23. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
24. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
25. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์หมายเลขโทรสาร ชิดขอบกระดาษด้านซ้ายEnter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์สำเนาส่ง (ถ้ามี) ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ให้ลงเลขรหัสด้วยพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
3. วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ สรรพนาม และคำลงท้าย แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่มีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียวเว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
13. โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปด้วย
หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายนอกด้วยคอมพิวเตอร์
1. พิมพ์ด้วยรูปแบบอักษร Angsana New ขนาดตัวอักษร 16
2. ใช้กระดาษตราครุฑ หรือกรณีที่ใช้กระดาษที่ไม่มีครุฑ จะใช้รูปครุฑที่มีขนาดความสูง 3 ซม. วางรูปภาพที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ โดยให้ความเท้าครุฑ อย่างห่างจากขอบกระดาษด้านบน 5 ซม.
3. การตั้งค่าหน้ากระดาษ ด้านซ้าย กำหนดระยะห่างจากขอบกระดาษเท่ากับ 3 ซม. และด้านขวาเท่ากับ 2 ซม.
4. เลขที่หนังสือ พิมพ์ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 5 บรรทัด หรือที่ระดับเท้าครุฑ
พิมพ์คำว่า “ที่” เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์รหัสพยัญชนะ และเลขที่ส่วนราชการที่ออกหนังสือ
4.1 ถ้าเป็นหนังสือที่มีชั้นความเร็ว คือด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ให้ประทับตรา หรือพิมพ์ชั้นความเร็ว เหนือเลขที่ของหนังสือ
4.2 ถ้าเป็นหนังสือที่มีชั้นความลับ คือลับ ลับมาก ลับที่สุด ให้ประทับตรา หรือพิมพ์ชั้นความลับ เหนือไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษเหนือครุฑ และประที่ตรงกลางหน้ากระดาษบรรทัดล่างสุดให้ตรงแนวเดียวกับข้างบน
5. ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือ ให้พิมพ์อยู่ในระดับเดียวกับเลขที่หนังสือ โดยใช้ตัวอักษรตัวสุดท้ายอยู่ชิดกั้นระยะด้านขวา (ใช้ระยะบรรทัดปกติ 1 Enter)
6. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
7. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์วันที่ ที่หางครุฑ เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อเต็มของเดือน เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์เลขของพุทธศักราช เช่น “10 มีนาคม 2551”
8. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 9 1 บรรทัด
9. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “เรื่อง” เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อของหนังสือ
10. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
11. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำขึ้นต้นของผู้รับหนังสือ เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ฐานะของผู้รับหนังสือ
12. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
13. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “อ้างถึง” (ถ้ามี) เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์อ้างถึงหนังสือที่เคยมีการติดต่อกันมาก่อน ระบุส่วนราชการของหนังสือ เลขที่หนังสือพร้อม วัน เดือน ปี ของหนังสือฉบับนั้น
14. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
15. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย” (ถ้ามี) เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อสิ่งของ เอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการฉบับนี้ หากมีหลายรายการให้แยกเป็นข้อ ๆ
16. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 9 1 บรรทัด
17. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด เว้น 20 เคาะวรรค จากกั้นระยะทางด้านซ้าย พิมพ์ข้อความ ในส่วนของข้อความ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย 3 ย่อหน้า คือ ย่อหน้าเหตุ ย่อหน้าความประสงค์ และย่อหน้าสรุป ระหว่างย่อหน้าเหตุ และความประประสงค์ จะใช้ระยะบรรทัดปกติ ส่วนระหว่างย่อหน้าความประสงค์ กับย่อหน้าสรุป จะมีบรรทัดว่างที่มีขนาดตัวอักษร 8 จำนวน 1 บรรทัด ทั้ง 3 ย่อหน้าจะเว้น 20 เคาะวรรค จากกั้นระยะทางด้านซ้ายเช่นเดียวกัน
18. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 10 1 บรรทัด
19. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์คำลงท้าย โดยให้ตรงกับวันที่ ( หรือตรงหางครุฑ)
20. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 3 บรรทัด พิมพ์ชื่อและนามสกุลเต็มของผู้ลงนาม โดยจัดกึ่งกลางกับคำลงท้าย
21. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ตำแหน่งของผู้ลงนาม โดยจัดกึ่งกลางกับชื่อและนามสกุลเต็มของผู้ลงนาม
22. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
23. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
24. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
25. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์หมายเลขโทรสาร ชิดขอบกระดาษด้านซ้ายEnter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์สำเนาส่ง (ถ้ามี) ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
การพิมพ์หนังสือราชการภายใน
หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือที่ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (ใช้แบบมีเส้นบรรทัดหรือแบบไม่มีเส้นบรรทัด) โดยมี รายละเอียดดังนี้
1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมี รายละเอียดพอสมควร เช่น ฝ่ายส่งเสริมการศึกษา เป็นต้น
2. ที่ ให้ลงเลขรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น ที่ ศธ 0908.03/213
3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น 20 มีนาคม 2547 การพิมพ์วัน เดือน ปี ของหนังสือราชการภายในจะพิมพ์เป็นตัวย่อได้ เช่น 20 มี.ค. 47
4. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ นิยมใช้คำว่า “เรียน”
6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อนี้
7. ลงชื่อและตำแหน่ง ให้เว้น 2 บรรทัดจากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ เริ่มต้นพิมพ์จาก กึ่งกลางหน้ากระดาษ พิมพ์ชื่อและนามสกุลไว้ในวงเล็บ สำหรับตำแหน่งขึ้นบรรทัดใหม่ 1 ระยะบรรทัดและพิมพ์วางศูนย์กับชื่อและนามสกุลที่อยู่ในวงเล็บนั้น
หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือที่ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (ใช้แบบมีเส้นบรรทัดหรือแบบไม่มีเส้นบรรทัด) โดยมี รายละเอียดดังนี้
1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมี รายละเอียดพอสมควร เช่น ฝ่ายส่งเสริมการศึกษา เป็นต้น
2. ที่ ให้ลงเลขรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น ที่ ศธ 0908.03/213
3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น 20 มีนาคม 2547 การพิมพ์วัน เดือน ปี ของหนังสือราชการภายในจะพิมพ์เป็นตัวย่อได้ เช่น 20 มี.ค. 47
4. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ นิยมใช้คำว่า “เรียน”
6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อนี้
7. ลงชื่อและตำแหน่ง ให้เว้น 2 บรรทัดจากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ เริ่มต้นพิมพ์จาก กึ่งกลางหน้ากระดาษ พิมพ์ชื่อและนามสกุลไว้ในวงเล็บ สำหรับตำแหน่งขึ้นบรรทัดใหม่ 1 ระยะบรรทัดและพิมพ์วางศูนย์กับชื่อและนามสกุลที่อยู่ในวงเล็บนั้น
หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
คือ หนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ เป็นหนังสือที่ใช้ทั้งภายในและภายนอก โดยข้าราชการตำแหน่งหัวหน้ากอง หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตราประทับหนังสือแทนการลงชื่อ ใช้ในกรณี
1. การส่งสิ่งของ เอกสาร หรือ บรรณสารระหว่างส่วนราชการ
2. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
3. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
4. การเตือนเรื่องที่ค้างหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ใช้กระดาษครุฑ กำหนดหัวข้อ ดังนี้
1. ที่ ใช้ลงอักษรและเลขประจำกองเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือ (ออก) 2. ถึง ใช้ลงชื่อส่วนราชการที่หนังสือนั้นมีถึง
3. ข้อความ ใจความสำคัญให้สั้น ชัดเจนและเข้าใจง่าย 4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก เขียนไว้ใต้ข้อความ
5. วันที่ เดือน พ.ศ. ใช้ลงวันที่ เดือน พ.ศ. ที่ออกหนังสือ 6. ตราชื่อส่วนราชการ ใช้ตราชื่อส่วนราชการประทับด้วยหมึกสีแดงทับ วันที่ เดือน พ.ศ. แล้ว ลงชื่อย่อกำกับ (ลงชื่อย่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบให้ลงชื่อกำกับตรา)
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องและพิมพ์ไว้ในระดับต่ำลงมาอีกบรรทัดหนึ่งจากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริมกระดาษด้านซ้าย
คือ หนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ เป็นหนังสือที่ใช้ทั้งภายในและภายนอก โดยข้าราชการตำแหน่งหัวหน้ากอง หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตราประทับหนังสือแทนการลงชื่อ ใช้ในกรณี
1. การส่งสิ่งของ เอกสาร หรือ บรรณสารระหว่างส่วนราชการ
2. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
3. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
4. การเตือนเรื่องที่ค้างหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ใช้กระดาษครุฑ กำหนดหัวข้อ ดังนี้
1. ที่ ใช้ลงอักษรและเลขประจำกองเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือ (ออก) 2. ถึง ใช้ลงชื่อส่วนราชการที่หนังสือนั้นมีถึง
3. ข้อความ ใจความสำคัญให้สั้น ชัดเจนและเข้าใจง่าย 4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก เขียนไว้ใต้ข้อความ
5. วันที่ เดือน พ.ศ. ใช้ลงวันที่ เดือน พ.ศ. ที่ออกหนังสือ 6. ตราชื่อส่วนราชการ ใช้ตราชื่อส่วนราชการประทับด้วยหมึกสีแดงทับ วันที่ เดือน พ.ศ. แล้ว ลงชื่อย่อกำกับ (ลงชื่อย่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบให้ลงชื่อกำกับตรา)
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องและพิมพ์ไว้ในระดับต่ำลงมาอีกบรรทัดหนึ่งจากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริมกระดาษด้านซ้าย
หนังสือสั่งการ
หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฏหมายกำหนดแบบไว้ โดยเฉพาะหนังสือสั่งการ
มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฏหมายกำหนดแบบไว้ โดยเฉพาะหนังสือสั่งการ
มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
คำสั่ง คือ
บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย
ใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดตามแบบที่ 4 รูปแบบคำสั่งท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง รูปแบบคำสั่ง
2. ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
3. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง
4. ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วยแล้วจึงลงข้อความที่สั่งและวันใช้บังคับ
5. สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ขื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
6. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
7. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง
1. คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง รูปแบบคำสั่ง
2. ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
3. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง
4. ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วยแล้วจึงลงข้อความที่สั่งและวันใช้บังคับ
5. สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ขื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
6. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
7. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฏหมายหรือไม่ก็ได้
เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 5
ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ
2. ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ
3. ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
5. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี)
6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใดและข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด
7. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
8. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
9. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ
1. ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ
2. ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ
3. ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
5. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี)
6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใดและข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด
7. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
8. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
9. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ
ข้อบังคับ คือ
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้
ใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ
2. ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ
3. ฉบับที่ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับ เรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ 18.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมาย ที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ
6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ ้โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1
7. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ
8. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
9. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกข้อบังคับ
1. ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ
2. ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ
3. ฉบับที่ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับ เรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
4. พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ 18.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมาย ที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ
6. ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ ้โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1
7. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ
8. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
9. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกข้อบังคับ
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรองรายงาน การประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
หนังสือรับรอง
คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 10 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ที่ 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน
ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
2.ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้นและจะลงสถานที่ตั้ง
ของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้
3.ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรองในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็มโดยมีคำนำหน้านามชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทำงานอยู่อย่างชัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความที่รับรอง
4.ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
5.ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในลายมือชื่อ
6.ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือ
7.รูปถ่ายแบะลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด 4*6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่ายพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย
รายงานการประชุม
คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานให้จัดทำตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1.รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น 2.ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม
3.เมื่อ ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม 4.ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม
5.ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6.ผู้ไม่มาประขุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
7.ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
8.เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
9.ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่อง ที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
10.เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม 11.ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น
บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้
1.ชื่อตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2
2.สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย
3.ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวันเดือนปีที่บันทึกไว้ด้วย การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้นใจความบันทึก และลงชื่อเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กำกับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ลงชื่อและวัน เดือน ปี กำกับเท่านั้น
หนังสืออื่น คือ หนังสือ หรือ เอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่
และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวงทบวงกรมจะกำหนดขึ้นใช้
ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฏหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา
หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรองรายงาน การประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
หนังสือรับรอง
คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 10 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ที่ 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน
ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
2.ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้นและจะลงสถานที่ตั้ง
ของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้
3.ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรองในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็มโดยมีคำนำหน้านามชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทำงานอยู่อย่างชัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความที่รับรอง
4.ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
5.ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในลายมือชื่อ
6.ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือ
7.รูปถ่ายแบะลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด 4*6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่ายพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย
รายงานการประชุม
คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานให้จัดทำตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1.รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น 2.ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม
3.เมื่อ ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม 4.ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม
5.ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6.ผู้ไม่มาประขุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
7.ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
8.เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
9.ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่อง ที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
10.เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม 11.ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น
บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้
1.ชื่อตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2
2.สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย
3.ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวันเดือนปีที่บันทึกไว้ด้วย การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้นใจความบันทึก และลงชื่อเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กำกับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ลงชื่อและวัน เดือน ปี กำกับเท่านั้น
หนังสืออื่น คือ หนังสือ หรือ เอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่
และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวงทบวงกรมจะกำหนดขึ้นใช้
ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฏหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา
หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
การเขียนจดหมาย เป็นวิธีการที่สำคัญมากวิธีหนึ่ง
เพราะจดหมายสามารถสื่อความได้ละเอียด กว้างขวางและประหยัดค่าใช้จ่าย
หลักทั่วไปในการเขียนจดหมาย
๑. เขียนให้ถูกรูปแบบตามประเภทของจดหมายแต่ละชนิด
๒. ใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย สรรพนาม ให้เหมาะสมกับฐานะและความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้เขียนจดหมายกับผู้รับ
๓. เขียนยศ ตำแหน่ง ของผู้รับหรือบุคคลที่กล่าวถึงให้ถูกต้อง
๔. เนื้อหาเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดต้องเขียนให้รัดกุม ชัดเจน นำหลักการเขียนที่ดีมาใช้ เรียบเรียงเนื้อความแต่ละย่อหน้า
๕. เขียนสะกดคำและใช้ถ้อยคำสำนวนถูกต้อง ๖. รักษาความสะอาดเรียบร้อย ๗. ใช้กระดาษและซองสีสุภาพ
๘. จ่าหน้าซองให้สมบูรณ์ชัดเจน ปิดไปรษณียากรตามระเบียบของไปรษณีย์
แผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์แผ่นป้ายโฆษณา หรือ โปสเตอร์ (poster)
เป็นสื่อที่มีบทบาทอย่างมากในการประชาสัมพันธ์เพราะสื่อประเภทนี้สามารถเผยแพร่ได้สะดวกและกว้างขวาง สามาระเข้าถึงกลุ่มบุคคลได้ทุกเพศทุกวัย ทุกระดับการศึกษา มีความยืดหยุ่นในตัวสื่อได้เป็นอย่างดี ในการออกแบบสามารถสร้างรูปภาพประกอบ ตลอดจนแนวทางการออกแบบกราฟิกได้อย่างอิสระและสวยงามลักษณะของแผ่นป้ายโฆษณาจะสามารถนำเสนอข้อมูลรายละเอียดได้มากพอสมควร ผลิตง่าย ใช้สะดวก จึงเป็นที่นิยมตลอดมา ในเบื้องต้นมีการกำหนดลักษณะกว้าง ๆ ของการออกแบบแผ่นป้ายโฆษณาว่า จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ส่วนด้วยกันคือ
1. ต้องเป็นแผ่นเดียวสามารถปะติดลงบนผิวใดก็ได้ 2. ต้องมีข้อความประกอบเสมอ
3. ต้องปิดไว้ในที่สาธารณะ 4. ต้องผลิตขึ้นจำนวนมากได้
แผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์ที่ดี
ควรจะสนองแนวคิดหลัก 5 ประการได้แก่
1. จะต้องตอบสนองจุดประสงค์ในการสื่อความหมายได้อย่างเต็มที่
2. จะต้องมีความชัดเจนในภาพลักษณ์ และข้อความที่ใช้ในการสื่อความหมายและจะต้องมีความกระจ่าง มีขนาดที่พอเหมาะกัน
3. รูปภาพและข้อความที่นำเสนอควรมีความสอดคล้องสัมพันธ์ส่งเสริมกัน 4. จะต้องมีความเข้าใจ ดึงดูดความสนใจกลุ่มเป้าหมายได้ดีที่สุด
5. ต้องมีความกระทัดรัดกลายเป็นจุดสนใจ และจุดเด่นที่ควรจดจำ
ข้อดีของแผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์
1. ให้ความครอบคลุมพื้นที่สูง เลือกติดตั้งเฉพาะแหล่งชุมชนได้ 2. ให้ความถี่ในการเห็นบ่อย เพราะจุดติดตั้งจะเป็นเส้นทางหรือชุมชน
3. สามารถดึงดูดความสนใจได้มาก 4. ไม่มีความจำกัดในเรื่องของเวลาในการนำเสนอข้อมูล
5. ข้อความที่กะทัดรัดกลายเป็นจุดสนใจ จุดเด่นที่ควรจดจำ
ข้อด้อยของแผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์
1. การนำเสนอข้อมูลมีความจำกัดสูง ทำให้ขาดรายละเอียดเมื่อเทียบกับสื่ออื่น ๆ
2. กรณีที่มีการติดตั้งในตำแหน่งที่ไม่ดี ย่อมได้รับความสนใจน้อย 3. ต้องมีความประณีตในการจัดทำสูง เสียค่าใช้จ่ายมาก
4. บางครั้งทำให้เสียบรรยากาศสภาพแวดล้อม หรือเป็นอันตรายในกรณีที่สภาพดินฟ้าอากาศแปรปรวน
หลักทั่วไปในการเขียนจดหมาย
๑. เขียนให้ถูกรูปแบบตามประเภทของจดหมายแต่ละชนิด
๒. ใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย สรรพนาม ให้เหมาะสมกับฐานะและความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้เขียนจดหมายกับผู้รับ
๓. เขียนยศ ตำแหน่ง ของผู้รับหรือบุคคลที่กล่าวถึงให้ถูกต้อง
๔. เนื้อหาเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดต้องเขียนให้รัดกุม ชัดเจน นำหลักการเขียนที่ดีมาใช้ เรียบเรียงเนื้อความแต่ละย่อหน้า
๕. เขียนสะกดคำและใช้ถ้อยคำสำนวนถูกต้อง ๖. รักษาความสะอาดเรียบร้อย ๗. ใช้กระดาษและซองสีสุภาพ
๘. จ่าหน้าซองให้สมบูรณ์ชัดเจน ปิดไปรษณียากรตามระเบียบของไปรษณีย์
แผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์แผ่นป้ายโฆษณา หรือ โปสเตอร์ (poster)
เป็นสื่อที่มีบทบาทอย่างมากในการประชาสัมพันธ์เพราะสื่อประเภทนี้สามารถเผยแพร่ได้สะดวกและกว้างขวาง สามาระเข้าถึงกลุ่มบุคคลได้ทุกเพศทุกวัย ทุกระดับการศึกษา มีความยืดหยุ่นในตัวสื่อได้เป็นอย่างดี ในการออกแบบสามารถสร้างรูปภาพประกอบ ตลอดจนแนวทางการออกแบบกราฟิกได้อย่างอิสระและสวยงามลักษณะของแผ่นป้ายโฆษณาจะสามารถนำเสนอข้อมูลรายละเอียดได้มากพอสมควร ผลิตง่าย ใช้สะดวก จึงเป็นที่นิยมตลอดมา ในเบื้องต้นมีการกำหนดลักษณะกว้าง ๆ ของการออกแบบแผ่นป้ายโฆษณาว่า จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ส่วนด้วยกันคือ
1. ต้องเป็นแผ่นเดียวสามารถปะติดลงบนผิวใดก็ได้ 2. ต้องมีข้อความประกอบเสมอ
3. ต้องปิดไว้ในที่สาธารณะ 4. ต้องผลิตขึ้นจำนวนมากได้
แผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์ที่ดี
ควรจะสนองแนวคิดหลัก 5 ประการได้แก่
1. จะต้องตอบสนองจุดประสงค์ในการสื่อความหมายได้อย่างเต็มที่
2. จะต้องมีความชัดเจนในภาพลักษณ์ และข้อความที่ใช้ในการสื่อความหมายและจะต้องมีความกระจ่าง มีขนาดที่พอเหมาะกัน
3. รูปภาพและข้อความที่นำเสนอควรมีความสอดคล้องสัมพันธ์ส่งเสริมกัน 4. จะต้องมีความเข้าใจ ดึงดูดความสนใจกลุ่มเป้าหมายได้ดีที่สุด
5. ต้องมีความกระทัดรัดกลายเป็นจุดสนใจ และจุดเด่นที่ควรจดจำ
ข้อดีของแผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์
1. ให้ความครอบคลุมพื้นที่สูง เลือกติดตั้งเฉพาะแหล่งชุมชนได้ 2. ให้ความถี่ในการเห็นบ่อย เพราะจุดติดตั้งจะเป็นเส้นทางหรือชุมชน
3. สามารถดึงดูดความสนใจได้มาก 4. ไม่มีความจำกัดในเรื่องของเวลาในการนำเสนอข้อมูล
5. ข้อความที่กะทัดรัดกลายเป็นจุดสนใจ จุดเด่นที่ควรจดจำ
ข้อด้อยของแผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์
1. การนำเสนอข้อมูลมีความจำกัดสูง ทำให้ขาดรายละเอียดเมื่อเทียบกับสื่ออื่น ๆ
2. กรณีที่มีการติดตั้งในตำแหน่งที่ไม่ดี ย่อมได้รับความสนใจน้อย 3. ต้องมีความประณีตในการจัดทำสูง เสียค่าใช้จ่ายมาก
4. บางครั้งทำให้เสียบรรยากาศสภาพแวดล้อม หรือเป็นอันตรายในกรณีที่สภาพดินฟ้าอากาศแปรปรวน
แผ่นพับ เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อจุดประสงค์ในการโฆษณา
ประชาสัมพันธ์ให้ข้อมูล เผยแพร่ผลงานของ สินค้า ผลิตภัณฑ์ บุคคล และหน่วยงานต่าง ๆ
พบเห็นได้ตามแหล่งชุมชนทั่วไป
วิธีการทำแผ่นพับ (Brocheur)
มีขั้นตอนดังนี้
1. ในการสร้างแผ่นพับ (Brocheur) เราจะต้องกำหนดขนาดของกระดาษ โดยการไปเลือกแถบด้านบนโดยไปที่แฟ้ม แล้วคลิกเลือกตั้งค่าหน้ากระดาษ
2. กำหนดขนาดกระดาษให้เป็นแนวนอนหรือแนวตั้งแล้วแต่ว่าเราจะออกแบบแผ่นพับให้เป็นแบบตามที่ต้องการ
3. ทำการแบ่งคอลัมน์ตามที่ต้องการโดยเลือกแถบรูปแบบ แล้วเลือกคอลัมน์ 4. ทำการกำหนดค่าคอลัมน์ตามที่ต้องการ
5. สังเกตุว่าในการทำแผ่นพับหน้าแรกของแผ่นพับจะอยู่ด้านขวาและหน้าสุดท้ายของแผ่นพับจะอยู่ตรงกลาง
6. เนื้อเรื่องด้านในแผ่นพับจะเรียงจากซ้ายไปขวาปกติ สังเกตได้ตามตัวอย่าง
หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ข้อ 1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 1.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ
1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกประกาศ
1.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
1.6 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ
ข้อ 2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกแถลงการณ์
ข้อ 3 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำตามแบบที่ 9 ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้
3.1 ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 3.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว
3.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว 3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข่าว
ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ
แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของราชการ หรือเหตุการณ์ หรือ กรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษครุฑ
ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
วิธีการทำแผ่นพับ (Brocheur)
มีขั้นตอนดังนี้
1. ในการสร้างแผ่นพับ (Brocheur) เราจะต้องกำหนดขนาดของกระดาษ โดยการไปเลือกแถบด้านบนโดยไปที่แฟ้ม แล้วคลิกเลือกตั้งค่าหน้ากระดาษ
2. กำหนดขนาดกระดาษให้เป็นแนวนอนหรือแนวตั้งแล้วแต่ว่าเราจะออกแบบแผ่นพับให้เป็นแบบตามที่ต้องการ
3. ทำการแบ่งคอลัมน์ตามที่ต้องการโดยเลือกแถบรูปแบบ แล้วเลือกคอลัมน์ 4. ทำการกำหนดค่าคอลัมน์ตามที่ต้องการ
5. สังเกตุว่าในการทำแผ่นพับหน้าแรกของแผ่นพับจะอยู่ด้านขวาและหน้าสุดท้ายของแผ่นพับจะอยู่ตรงกลาง
6. เนื้อเรื่องด้านในแผ่นพับจะเรียงจากซ้ายไปขวาปกติ สังเกตได้ตามตัวอย่าง
หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ข้อ 1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 1.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ
1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกประกาศ
1.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
1.6 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ
ข้อ 2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกแถลงการณ์
ข้อ 3 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำตามแบบที่ 9 ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้
3.1 ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 3.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว
3.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว 3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข่าว
ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ
แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของราชการ หรือเหตุการณ์ หรือ กรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษครุฑ
ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
ใบงาน วิชาโปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการ
1. จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ หมายถึงอะไร
2. ลักษณะพิเศษของหนังสือราชการมีกี่ลักษณะ
ได้แก่อะไร
3. ขั้นความเร็วของหนังสือแบ่งเป็นกี่ประเภท
แต่ละประเภทมีแนวทางการปฏิบัติอย่างไร
4. หนังสือราชการ แบ่งออก เป็นกี่ประเภท
ได้แก่อะไรบ้าง
5. หนังสือราชการภายนอก คืออะไร
มีลักษณะอย่างไร
6. หนังสือราชการภายใน คืออะไร มีลักษณะอย่างไร
7. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ คืออะไร
8. หนังสือสั่งการ แบ่งเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง และแต่ละประเภท คืออะไร
8. หนังสือสั่งการ แบ่งเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง และแต่ละประเภท คืออะไร
9. หนังสือประชาสัมพันธ์ แบ่งเป็นกี่ประเภท
อะไรบ้าง แต่ละเภท คืออะไร
10. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
แบ่งเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง
11. รายงานการประชุม คืออะไร
12. หนังสืออื่น คืออะไร และได้แก่อะไรบ้าง
12. หนังสืออื่น คืออะไร และได้แก่อะไรบ้าง
13. ข้อดีและข้อเสียของแผ่นป้ายโฆษณาหรือโปสเตอร์ คือ
14. แผ่นพับ คืออะไร
14. แผ่นพับ คืออะไร
ใบงานเพิ่มเติม
ให้นักศึกษาตอบคำถามที่กำหนดให้และหาข้อมูลเพิ่มเติมในการตอบ พร้อมทั้งอ่านทำความเข้าใจ จำให้ขึ้นใจเลยนะคะ
ทั้ง 5 ข้อนี้
1. อธิบายวิธีการพิมพ์หน้าซองหนังสือราชการพอเข้าใจ
2. รายงานการประชุมประกอบด้วยอะไรบ้าง อธิบายพอเข้าใจ
3. มาตรฐานของกระดาษปอนด์ขาวมี 3 ขนาด อธิบายมาให้ครบทุกขนาด
4. อธิบายความหมายของคำศัพท์เหล่านี้
- ประกาศ
- คำสั่ง
- แถลงการณ์
- ข่าว
- หนังสือรับรอง
- บันทึก
- ระเบียบ
- ข้อบังคับ
5. อธิบายความหมายของหนังสือประชาสัมพันธ์อย่างละเอียด
หมายเหตุ : ส่งงานนี้ทางอีเมล์
popinorn@hotmail.com